Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

KIELECKIEGO TOWARZYSTWA BUDOWNICTWA SPOŁECZNEGO SP. Z O. O. W KIELCACH

 

 

Na podstawie § 9 ust. 9 oraz § 15 ust. 6 Aktu Założycielskiego KTBS Sp. z o.o. w Kielcach uchwala się Regulamin Organizacyjny Spółki o następującej treści:

 

 

 

ROZDIAŁ I

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

 

1.      Regulamin organizacyjny Spółki jest wewnętrznym aktem określającym zasady organizacji i zarządzania, ramowe obowiązki oraz podział zadań poszczególnych Działów Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. z siedzibą
w Kielcach, zwanego dalej Spółką.

2.      Organami Spółki są:

·         Zgromadzenie Wspólników,

·         Rada Nadzorcza,

·         Zarząd.

3.      Jeżeli Zarząd jest jednoosobowy do składania oświadczeń woli oraz podpisywania
w imieniu Spółki upoważniony jest Prezes Zarządu samodzielnie lub dwóch prokurentów.

4.      Kompetencje organów Spółki określają przepisy ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm.)., ustawa z dnia 26 października 1995 r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2195 z późn. zm.) oraz na postanowieniach aktu założycielskiego Spółki sporządzonego w dniu 30 września 2019 roku Repertorium A 4684/2019.

5.      Kieleckie Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. jest Spółką działającą na podstawie regulacji prawnych m.in.:

·         Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 611
z późn. zm.).

·         Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.).

·         Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U.
z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) i innych regulacji prawnych.

·         Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – zwanym dalej RODO.

 

 

RODZIAŁ II

 

STRUKTURA ORGANIZACYJNA SPÓŁKI

 

§ 2

 

1.      Zarząd pod przewodnictwem Prezesa zarządza Spółką i reprezentuje ją na zewnątrz.

2.      Do kompetencji Zarządu należą wszelkie sprawy, których Kodeks handlowy oraz Umowa Spółki nie zastrzegają dla Zgromadzenia Wspólników i Rady Nadzorczej.

3.      Działem Spółki może kierować Kierownik lub osoba zajmująca inne stanowisko, upoważniona przez Prezesa Zarządu.

 

§ 3

 

1.      Ustala się następującą strukturę organizacyjną Spółki i obowiązujące w niej symbole wewnętrznych komórek organizacyjnych:

·         Dział Finansowo – Księgowy – DFK

·         Dział Administracji i Eksploatacji – DAE

·         Dział Inwestycji i Zamówień Publicznych – DIZP

·         Sekretariat – S

·         Kadry – K

·         Inspektor Ochrony Danych Osobowych – IOD

·         Radca Prawny – RP

2.      Szczegółową strukturę organizacyjną Spółki przedstawia „Schemat Struktury Organizacyjnej Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Spółka z o.o.
w Kielcach”, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.

 

RODZIAŁ III

 

PODZIAŁ ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACJNYCH KTBS SP. Z O.O.

 

 

§ 4

 

I.                   Dział Finansowo – Księgowy (DFK) realizuje zadania w zakresie:

·         prowadzenia ksiąg rachunkowych (dzienników, kont księgi głównej, kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów, zestawień obrotów
i sald księgi głównej oraz zestawień obrotów i sald ksiąg pomocniczych,

·         zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych do wglądu przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,

·         okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

·         wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

·         sporządzania sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają z ksiąg rachunkowych,

·         gromadzenia i przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,

·         prowadzenia działań w zakresie monitorowania poziomu należności Spółki oraz windykacji należności od najemców lokali i innych kontrahentów, przy współpracy z Kancelarią Prawną, Krajowym Rejestrem Długów lub przy wykorzystaniu innych przewidzianych prawem możliwości w zakresie egzekwowania należności,

·         rozliczania i odprowadzania zaliczek oraz sporządzania deklaracji rocznej podatku dochodowego od osób prawnych,

·         sporządzania deklaracji rocznej na podatek od nieruchomości, terminowej płatności zaliczek miesięcznych,

·         prowadzenia rejestrów zakupu i sprzedaży VAT, sporządzania comiesięcznej deklaracji i terminowej zapłaty podatku od towarów i usług,

·         terminowego generowania i przesyłania informacji o operacjach gospodarczych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego,

·         prowadzenia kasy Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrzną instrukcją kasową,

·         prowadzenia rozliczeń delegacji służbowych oraz ryczałtów z tytułu wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych,

·         wypłaty i rozliczenia dla pracowników,

·         prowadzenia zagadnień związanych ze środkami trwałymi Spółki, przygotowywania dokumentów OT, LT, prowadzenia kartoteki środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, przygotowania planu amortyzacji i jego realizacji,

·         przygotowania rocznego planu finansowego Spółki oraz prognoz na następne lata wg wymogów banku kredytującego,

·         prowadzenia całokształtu zagadnień związanych z wynagrodzeniami pracowników Spółki oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno – prawnych,

·         rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sporządzania formularzy PIT,

·         rozliczania składek ZUS i sporządzania deklaracji ZUS oraz obsługi systemu „Płatnik” również w zakresie rejestracji ubezpieczeniowych i terminowego uwzględniania wszelkich zmian w tym zakresie,

·         obsługi grupowego ubezpieczenia na życie pracowników i ich rodzin,

·         tworzenia i obsługi świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

·         obsługi przychodzących faktur i rachunków dokumentujących zakup towarów
i usług, kontroli formalno – rachunkowej i merytorycznej dokumentów przy współpracy z innymi działami Spółki, uzyskiwania akceptacji do księgowania
i realizacji zapłaty,

·         wystawiania i księgowania faktur dokumentujących sprzedaż usług Spółki
w zakresie najmu lokali użytkowych oraz innych usług w razie potrzeby,

·         współpracy z MOPR w zakresie dodatków mieszkaniowych dla najemców, potwierdzania informacji o wydatkach związanych z lokalem, rozliczania otrzymanych dodatków dofinansowujących naliczone czynsze,

·         współpracy z brokerem ubezpieczeniowym w zakresie ubezpieczenia majątku Spółki i odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności oraz działalności zarządzanych wspólnot mieszkaniowych nieruchomości,

·             prowadzenia obsługi rachunków bankowych Spółki, księgowania wyciągów bankowych, uzgadniania sald, realizacji przelewów oraz obsługi lokat negocjowanych w zakresie posiadanych upoważnień,

·         współpracy z bankiem kredytującym, sporządzania kwartalnych i rocznych sprawozdań i innych informacji przekazywanych w ramach monitoringu sytuacji ekonomiczno – finansowej Spółki,

·         współpracy z innymi działami w zakresie przygotowania wniosków kredytowych,

·         przygotowywania analiz i informacji ekonomicznych dla Zarządu oraz Rady Nadzorczej,

·         sporządzania sprawozdań finansowych dla GUS oraz Urzędu Miasta Kielce zgodnie z zakresem działalności działu,

·         obsługi finansowo – księgowej wspólnot mieszkaniowych nieruchomości zarządzanych na zlecenie,

·         przygotowywania sprawozdań finansowych na zebrania wspólnot, planów finansowo – gospodarczych dla wspólnot mieszkaniowych oraz deklaracji podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

·         przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

 

II.                Dział Administracji i Eksploatacji (DAE) wykonuje zadania w zakresie:

 

·         prowadzenia na bieżąco „Książek Obiektów Budowlanych zgodnie
z obowiązującymi przepisami,

·         stałego nadzoru nad urządzeniami pomiarowymi w zasobach mieszkaniowych Spółki i zarządzanych wspólnot mieszkaniowych (dotyczy: wodomierzy, zimnej ciepłej wody, ciepłomierzy, administracyjnych liczników energii elektrycznej, urządzeń pomiarowych w stacjach redukcyjno – pomiarowych przy kotłowniach gazowych),

·         prowadzenia ewidencji wszystkich urządzeń pomiarowych,

·         zabezpieczenia urządzeń pomiarowych przed ingerencją osób trzecich,

·         kontroli stanu ilościowego i technicznego urządzeń pomiarowych oraz szafek lub studzienek, w których się one znajdują,

·         naprawy lub wymiany urządzeń w przypadku awarii (z uwzględnieniem aktualnych gwarancji),

·         stałej kontroli i analizy wskazań urządzeń pomiarowych (w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do działania urządzenia, wyjaśnienie przyczyn takiego stanu rzeczy i ewentualna interwencja w celu poprawienia jego pracy),

·         kontroli terminów legalizacji urządzeń pomiarowych, a w przypadku ich wygaśnięcia oddanie urządzenia do ponownej legalizacji lub wymiana,

·         dokonywania raz w miesiącu odczytów liczników administracyjnych energii elektrycznej w budynkach, głównych wodomierzy w studzienkach wodomierzowych oraz liczników gazowych w stacjach redukcyjno – pomiarowych przy kotłowniach i porównywania wskazań ze stanem przedstawionym na fakturach od dostawców mediów,

·         analizy zużycia mediów w poszczególnych obiektach (składanie Zarządowi raportów i wniosków wynikających z przeprowadzonych analiz),

·         odczytywania raz na kwartał wskazań zużycia zimnej i ciepłej wody
na indywidualnych wodomierzach i dokonywania na tej podstawie kwartalnych rozliczeń (rozliczenie zaliczek) dla każdego najemcy i właścicieli lokali zarządzanych wspólnot mieszkaniowych,

·         sporządzania raz na kwartał informacji od najemców i właścicieli lokali zarządzanych wspólnot mieszkaniowych o wysokości opłat miesięcznych
za lokal, uwzględniających kwartalne rozliczenia zużycia zimnej i ciepłej wody,

·         przygotowywania comiesięcznych danych dla Działu Finansowo – Księgowego odnośnie wysokości opłat za media dla najemców lokali użytkowych
i właścicieli lokali zarządzanych spólnot mieszkaniowych nieruchomości,

·         końcowego rozliczenia kosztów ciepłej wody użytkowej oraz C.O.
po zakończeniu okresu rozliczeniowego – zgodnie z postanowieniami Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS Sp. z o.o. i zarządzanych przez Spółkę,

·         analizy wysokości ustalonej stawki czynszowej za 1 m² powierzchni użytkowej w kontekście pokrycia kosztów spłaty kredytu oraz kosztów eksploatacji
i remontów budynku oraz przygotowanie wniosków w tym zakresie dla Zarządu,

·         składania propozycji i wniosków odnośnie wysokości stawek zaliczkowych
za ciepłą i zimną wodę oraz C.O.,

·         przygotowania informacji do zawieranych umów odnośnie składników opłat
za wynajem lokali mieszkalnych i użytkowych,

·         składania propozycji zmian i wniosków do „Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS Sp. z o.o.
i zarządzanych przez Spółkę,

·         przygotowywania danych wyjściowych do przetargów na najem lokali użytkowych oraz pozyskiwania najemców lokali użytkowych,

·         obsługi interesantów zainteresowanych uzyskaniem mieszkania z zasobów Spółki,

·         naboru i ewidencji kandydatów na najemców lokali mieszkalnych,

·         obsługi biurowej Komisji Mieszkaniowej,

·         sporządzania umów na partycypację w kosztach inwestycji,

·         administrowania budynków:

a)      prowadzenia dziennika zgłoszeń w siedzibie Spółki dotyczących awarii, usterek i uwag,

b)      przygotowywania przedmiaru robót, na które prowadzone będą postępowania przetargowe w zakresie remontów, modernizacji
i konserwacji,

c)      sporządzania zleceń na usunięcie awarii i na bieżącą konserwację,

d)      nadzór nad usuwaniem awarii, wad i usterek, robotami remontowymi, modernizacją i konserwacją,

e)      prowadzenia ewidencji ilości osób zamieszkałych w zasobach Spółki
i zarządzanych wspólnot mieszkaniowych oraz składanie deklaracji w tym zakresie do Urzędu Miasta,

f)       przeglądy budynków: gwarancyjne, okresowe – wynikające z ustawy,

g)      prowadzenia protokołów ewentualnych zniszczeń, dokonywanie zgłoszeń na Policję i wymiana uszkodzonych elementów,

h)      zakup środków czystości dla administracji,

i)       zakup materiałów dla potrzeb eksploatacji i administracji budynków i biura,

j)       przyjmowania od najemców lokali deklaracji o wysokości dochodów (zgodnie z warunkami ustawy o niektórych formach popierania budownictwa),

k)      kontrola zużycia środków czystości,

l)       kontrola służb obsługujących wywóz nieczystości,

m)   kontrola służb obsługujących eksploatację i konserwację sieci instalacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych we wszystkich zasobach Spółki,

n)      zgłaszania stwierdzonych usterek i wad w okresie gwarancyjnym
do wykonawcy budynków i egzekwowanie ich usunięcia w ramach gwarancji – współpraca w tym zakresie z Działem Inwestycji i Zamówień Publicznych,

o)      dokonywania przeglądów budynków i doprowadzenie do usunięcia stwierdzonych wad i usterek powstałych po okresie gwarancji i rękojmi,

·         nadzoru nad pracą jednostek obsługujących zasoby Spółki i zarządzane wspólnoty mieszkaniowe w zakresie utrzymania budynków i ich otoczenia we właściwym stanie technicznym i użytkowym,

·         utrzymania porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych administrowanych przez Spółkę,

·         wykonywania robót konserwatorskich we wszystkich zasobach Spółki
i zarządzanych wspólnotach mieszkaniowych,

·         opracowywania planów remontów i modernizacji na kolejne lata,

·         wykonywania zadań obrony cywilnej i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi,

·         prowadzenia archiwizacji dokumentów Spółki, sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności działu,

·         współpracy i przekazywania dokumentów i informacji do Działów: Finansowo – Księgowego oraz Inwestycji i Zamówień Publicznych,

·         przestrzegania przepisów w zakresie Ochrony Danych Osobowych,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

 

III.             Dział Inwestycji i Zamówień Publicznych (DIZP) realizuje zadania w zakresie:

 

·         prowadzenia całości spraw związanych z przygotowaniem procesu inwestycyjnego w zakresie budownictwa mieszkaniowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1333 z późn. zm.) oraz aktów prawnych z nią związanych, ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 741 z późn. zm.),

·         przygotowywania kompletu dokumentów i materiałów do przetargów organizowanych w ramach działalności Spółki,

·         zbierania ofert w przeprowadzanych przetargach na remonty, modernizację
i konserwację,

·         przygotowywania umów na prace projektowe i roboty budowlane,

·         opracowywania planów inwestycyjnych,

·         opracowywania analiz techniczno – ekonomicznych niezbędnych do ustalenia strategii działania Spółki,

·         przygotowywania wniosków o uzyskanie kredytów,

·         współpraca z Głównym Księgowym odnośnie opracowywania dokumentów
w ramach realizacji przyznanych kredytów,

·         wykonywania czynności związanych z Ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.).

·         pozyskiwania środków i dotacji z funduszy Unii Europejskiej – przygotowywania wniosków,

·         przygotowywania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach – do dnia 1 marca następnego roku,

·         sporządzania rocznego wykazu zawierającego zbiorcze zestawienie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości należnych opłat – do dnia 31 marca następnego roku,

·         prowadzenia rejestrów:

a)      zamówień publicznych - poniżej kwoty 130 000,00 PLN (netto) – regulują przepisy wewnętrznego Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych Spółki.

b)      zamówień publicznych - powyżej kwoty 130 000,00 PLN (netto) – regulują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych,

c)      umów,

d)      zleceń,

·         przeprowadzania postępowań przetargowych,

·         rejestrowania i przechowywania operatów szacunkowych, aktów notarialnych, odpisów Ksiąg Wieczystych oraz przekazywania kserokopii do Działu Finansowo – Księgowego,

·         sporządzania zleceń, umów oraz współpraca z Radcą Prawnym w zakresie opiniowania dokumentów,

·         przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników w zakresie przygotowania inwestycji,

·         nadzorowania inwestycji zgodnie z przepisami,

·         reprezentowania Spółki na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z dokumentacją techniczną i pozwoleniem na budowę, przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej, umową realizacyjną i jej załącznikami,
a w szczególności harmonogramem robót,

·         sprawdzania jakości wykonywanych robót,

·         sprawowania kontroli nad pracą Inspektorów Nadzoru,

·         organizowania i prowadzenia narad koordynacyjnych z Wykonawcami
i Podwykonawcami przy udziale Inspektorów Nadzoru i Nadzoru Autorskiego,

·         nadzoru nad ścisłym przestrzeganiem przepisów BHP i PPOŻ przez Wykonawcę i Podwykonawców,

·         analizowania dokumentacji technicznej oraz sprawdzania prawidłowości dokumentów,

·         przygotowywania bieżącej korespondencji do Wykonawcy, Podwykonawców, służb i instytucji związanych z prowadzonymi inwestycjami,

·         kontrolowania rozliczeń budowy i zatwierdzania Wykonawcom rozliczeń etapów robót,

·         przedkładania do Prezesa Zarządu przeanalizowanych propozycji Wykonawców, zastosowania rozwiązań zamiennych i materiałów równoważnych,

·         analizowania i akceptowania niezbędnych dokumentów i dokumentacji podwykonawczych przed odbiorem końcowym budowy w terminach wynikających z umów realizacyjnych, przygotowanych przez kierowników budów, potwierdzonych przez Inspektorów Nadzoru,

·         przygotowania i uczestniczenia w odbiorze końcowym,

·         kontrolowania usunięcia wad zgłoszonych w Protokołach częściowych
i Protokole końcowym,

·         monitorowania rynku w zakresie mieszkaniowego budownictwa społecznego,

·         obsługa zrealizowanych inwestycji w okresie rękojmi, gwarancji – współpraca z Działem Administracji i Eksploatacji,

·         współpracy i przekazywania dokumentów oraz informacji do Działów: Finansowo – Księgowego oraz Administracji i Eksploatacji,

·         przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników w zakresie realizacji inwestycji,

·         przekazywania osobom i instytucjom informacji o przygotowanych
i realizowanych inwestycjach,

·         bieżąca analiza zmian w przepisach: Ustawa Prawo Zamówień Publicznych wraz aktami wykonawczymi, Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, Prawo budowlane, warunki techniczne jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, przepisy bhp i ppoż., Kodeks pracy
i inne regulacje prawne,

·         obsługa interesantów,

·         przestrzegania przepisów z zakresu Ochrony Danych Osobowych,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

 

 

IV.             Sekretariat (S) wykonuje zadania w zakresie:

 

 

·         przyjmowania połączeń telefonicznych,

·         prowadzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej rozliczenia,

·         przedkładania korespondencji Prezesowi do dekretacji i przekazywania zadekretowanych pism według właściwości,

·         przyjmowania i wysyłania korespondencji Spółki,

·         współpracy z Poczta Polską S.A. w zakresie świadczenia usług pocztowych,

·         zamieszczania danych na stronie internetowej Spółki oraz BIP,

·         udzielania odpowiedzi na wskazane pisma,

·         organizowanie pracy Zarządu,

·         przygotowywania oraz przestrzegania regulaminów, uchwał, zarządzeń
i instrukcji regulujących funkcjonowanie Spółki,

·         prowadzenia rejestrów Uchwał oraz Zarządzeń,

·         obsługi Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,

·         współpracy z Radcą Prawnym w zakresie opiniowania dokumentów,

·         przyjmowania interesantów,

·         przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych,

·         współpraca z pozostałymi działami,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

 

 

 

 

V.                Kadry (K) wykonują zadania w zakresie:

 

·         prowadzenia spraw organizacyjno – kadrowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym wprowadzania i aktualizowania danych do programu kadrowego,

·         prowadzenia akt osobowych pracowników Spółki oraz wymaganej dokumentacji związanej z listami obecności, ewidencją czasu pracy, urlopami
i itp.,

·         przygotowywania oraz przestrzegania regulaminów, zarządzeń i instrukcji regulujących funkcjonowanie Spółki,

·         sporządzania planów urlopów pracowników Spółki oraz kontroli ich realizacji,

·         prowadzenia spraw związanych z zawieraniem umów o pracę, umów cywilno – prawnych oraz rozwiązaniem stosunku pracy pracowników Spółki,

·         współpracy z działem Finansowo – Księgowym w zakresie prowadzenia rozliczeń delegacji służbowych oraz ryczałtów z tytułu wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych,

·         prowadzenia spraw z zakresu BHP,

·         sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie GUS, ZUS, itp.,

·         obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych PPK,

·         wykonywania zadań Koordynatora do Spraw Dostępności, 

·         przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych,

·         współpracy z pozostałymi działami Spółki,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu

 

VI.             Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) wykonuje zadania w zakresie:

 

·         informowania administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO i doradzanie im w tej sprawie,

·         monitorowania przestrzegania RODO i innych regulacji w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz polityki ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia pracowników oraz powiązane z tym audyty.

·         prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,

·         współpracy z Urzędem Ochrony Danych Osobowych i osobami, których dane są przetwarzane w zakresie przysługujących im praw zgodnie z RODO,

·         udzielania na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania.

 

 

 

 

VII.          Radca Prawny (RP) wykonuje zadania w zakresie określonym przepisami ustawy o radcach prawnych i świadczy pomoc prawną w zakresie:

 

·         udzielania Organom Spółki porad prawnych, sporządzania opinii oraz interpretacji w zakresie stosowania prawa,

·         informowania Organów Spółki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Spółki,

·         uczestniczenia w prowadzonych przez Spółkę rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego,

·         występowania w charakterze pełnomocnika Spółki przed sądami i urzędami,

·         opracowywania projektów aktów prawnych,

·         przygotowywania odpowiedzi oraz wystąpienia do osób fizycznych i prawnych,

·         monitorowania i informowania Zarządu o zmianach w przepisach prawa,

·         przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych,

·         wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

 

 

RODZIAŁ IV

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 5

 

 

1.      Niniejszy Regulamin w zależności od potrzeb, zostanie dostosowany do wymogów wynikających z potrzeb Spółki oraz ze zmiany przepisów.

2.      Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2022 r.