Regulamin organizacyjny

Zatwierdzono
Uchwałą Nr 2/12/2003 RN KTBS Sp. o.o.
z dnia 14 lipca 2003 roku

Regulamin organizacyjny
Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.

Na podstawie § 15 ust. 6 Aktu Założycielskiego KTBS Spółka z o.o. sporządzonego przed Notariuszem Anną Błeszyńską, uchwala się Regulamin Organizacyjny.

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin niniejszy określa strukturę organizacyjną oraz podział zadań na poszczególne Działy Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. zwanego dalej Spółką.

§ 2
Działalnością Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego kieruje Zarząd Spółki. Do kompetencji Zarządu należą wszystkie sprawy nie zastrzeżone dla Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej. Pracę Zarządu określa odrębny Regulamin.

Rozdział II
Działy w strukturze organizacyjnej Spółki.

§ 1
Ustala się następujące struktury organizacyjne KTBS i obowiązujące w nich symbole wewnętrznych komórek organizacyjnych.
Prezesowi Zarządu bezpośrednio podlegają następujące komórki organizacyjne:
1. Kierownik Działu Technicznego – PT
2. Kierownik Zespołu Administracji i Eksploatacji Budynków i Biura – PAE
3. Sekretariat – PS
4. Główny Księgowy – PK
5. Specjalista ds. Kadr – PKT
6. Biuro Prawne – PR
§ 2
Szczegółową strukturę organizacyjną Spółki przedstawia Schemat Organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu.

Rozdział III
Podział zadań poszczególnych struktur organizacyjnych według Schematu Struktury Organizacyjnej KTBS Sp. z o.o.

§ 1
Kierownik Działu Technicznego wraz z podległym mu zespołem wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia całości spraw związanych z przygotowaniem procesu inwestycyjnego w zakresie budownictwa mieszkaniowego, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego i aktów prawnych z nim związanych.
2. Przygotowania materiałów do przetargów organizowanych w ramach działalności KTBS.
3. Przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników w zakresie przygotowania i realizacji inwestycji.
4. Przygotowywania umów na prace projektowe i roboty budowlane.
5. Opracowywania planów inwestycyjnych.
6. Opracowywania analiz techniczno - ekonomicznych niezbędnych do ustalenia strategii działania Towarzystwa.
7. Sporządzania umów na wynajem lokali użytkowych.
8. Nadzorowania inwestycji zgodnie z Przepisami Prawa Budowlanego.
9. Koordynacji prac pomiędzy wykonawcami inwestycji.
10. Opracowywania wniosków o uzyskanie kredytu z Banku Gospodarstwa Krajowego.
11. Współpraca z Głównym Księgowym odnośnie opracowywania dokumentów
w ramach realizacji przyznanych kredytów.
12. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
13. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.
§ 2
Kierownik Zespołu Administracji i Eksploatacji Budynków i Biura wraz
z podległym mu zespołem wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Administracji budynków, a w szczególności:
- prowadzenie dziennika zgłoszeń w siedzibie KTBS (awarie, uwagi), wpisywanie zleceń,
- prowadzenie ewidencji meldunkowych dla celów KTBS,
- prowadzenie Książki Obiektu,
- pełnienie dyżurów administracyjnych na Osiedlu Sieje,
- przegląd budynków,
- prowadzenie protokołów ewentualnych zniszczeń i konieczności zakupu,
- zakup środków czystości dla administracji,
- zakup materiałów dla potrzeb eksploatacji i administracji budynków i biura,
- prowadzenie książki kontroli zakupów,
- kontrola zużycia środków czystości,
- kontrola służb obsługujących wywóz nieczystości,
- kontrola służb obsługujących eksploatację i konserwację sieci instalacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych we wszystkich zasobach KTBS,
- odczytywanie raz w miesiącu stanu ciepłomierzy (sezon grzewczy) oraz raz na kwartał wskazań zużycia wody z wodomierzy indywidualnych,
- sporządzanie raz w miesiącu not obciążeniowych (naliczenie czynszu), na koniec kwartału rozliczenie zużycia ciepłej i zimnej wody (rozliczenie zaliczek) dla każdego najemcy mieszkania,
- końcowe rozliczenie kosztów ciepłej wody użytkowej po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego – zgodnie z postanowieniami „Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania
i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS” oraz obowiązującymi przepisami.
- zgłaszanie stwierdzonych usterek do Wykonawcy budynków i egzekwowanie ich usunięcia w ramach gwarancji.
2. Nadzoru nad pracą jednostek obsługujących zasoby KTBS w zakresie utrzymania budynków i ich otoczenia we właściwym stanie technicznym i użytkowym.
3. Utrzymania porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych administrowanych przez KTBS.
4. Wykonywania robót konserwatorskich we wszystkich zasobach KTBS.
5. Wykonywania zadań obrony cywilnej zgodnie z obowiązującymi przepisami
i wytycznymi.
6. Prowadzenia archiwizacji dokumentów Spółki.
7. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
8. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§ 3
Sekretariat wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
2. Przedkładania korespondencji Prezesowi do dekretacji i przekazywania zadekretowanych pism według właściwości.
3. Wysyłania całej korespondencji wychodzącej Spółki.
4. Obsługi centrali telefonicznej.
5. Zakupu znaczków pocztowych, prowadzenia ewidencji oraz rozliczania ich
z Działem Księgowości.
6. Obsługi biurowej Zgromadzenia Wspólników, Rady Nadzorczej, Zarządu.
7. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§ 4
Główny Księgowy wraz z podległym mu zespołem wykonuje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia ksiąg rachunkowych (dzienników, kont księgi głównej, kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów, zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych).
2. Zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
3. Okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
4. Wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
5. Sporządzania sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają
z ksiąg rachunkowych.
6. Gromadzenia i przechowywania dokumentacji przewidzianych ustawą.
7. Egzekwowania należności od kontrahentów zewnętrznych oraz rozliczanie własnych pracowników z zadłużeń wobec Spółki.
8. Prowadzenia całości zagadnień dotyczących płac i ubezpieczeń społecznych.
9. Tworzenia zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
10. Prowadzenia Kasy Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prawidłowe zabezpieczenie wypłat.
11. Prowadzenia wszelkich rozrachunków bankowych.
12. Poddawania badaniu i ogłaszania sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą.
13. Przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników.
14. Realizacja umów wniosków kredytowych i współpraca z Kierownikiem Działu Technicznego w zakresie przygotowywania wniosków kredytowych.
15. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
16. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§ 5
Specjalista ds. Kadr wykonuje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia spraw organizacyjno – kadrowych.
2. Prowadzenia spraw z zakresu BHP.
3. Prowadzenia Kancelarii Tajnej.
4. Przygotowywania regulaminów, zarządzeń i instrukcji regulujących funkcjonowanie Spółki.
5. Obsługi interesantów zainteresowanych uzyskaniem mieszkania z zasobów KTBS.
6. Naboru i ewidencji kandydatów do KTBS.
7. Obsługi biurowej Komisji Mieszkaniowej.
8. Sporządzania umów na partycypację w kosztach inwestycji oraz umów na wynajem mieszkań.
9. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
10. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§ 6
Biuro Prawne – (obsługa zlecona Zespołowi Radców Prawnych) wykonuje zadania
w zakresie:
1. Udzielania organom Spółki opinii i porad prawnych oraz interpretacji w zakresie stosowania prawa.
2. Informowania organów Spółki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Spółki.
3. Uczestniczenia w prowadzonych przez Spółkę rokowaniach, którego celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązania stosunku prawnego.
4. Występowania w charakterze pełnomocnika Spółki w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz innymi organami orzekającymi.
5. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

Rozdział IV
Postanowienia końcowe
§ 1
Niniejszy Regulamin w zależności od potrzeb, dostosowany będzie do wymogów wynikających ze zmian przepisów.

§ 2
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą.