Regulamin organizacyjny

Zatwierdzono Uchwałą Nr 2 /2 / 2014
Rady Nadzorczej KTBS Sp. o.o w Kielcach
z dnia 12 lutego 204 roku

Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa Spółki
Kieleckie Towarzystwo Budownictwa Społecznego
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Kielcach

Na podstawie § 9 ust. 9 oraz § 15 ust. 6 Aktu Założycielskiego KTBS Spółka z o.o.
w Kielcach uchwala się Regulamin Organizacyjny przedsiębiorstwa Spółki o następującej treści:

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin niniejszy określa strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa Spółki oraz podział zadań na poszczególne Działy Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, zwanego dalej Spółką.
2. Spółka działa na zasadach spółki prawa handlowego i utworzona została na podstawie aktu założycielskiego sporządzonego przed notariuszem Anną Błeszyńską w dniu 6 maja 1998r.
3. Organami Spółki są:
• Zgromadzenie Wspólników,
• Rada Nadzorcza,
• Zarząd.
4. Kompetencje organów Spółki określają przepisy ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych i ustawy z dnia 26 października 1995r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego oraz postanowienia aktu założycielskiego Spółki.

Rozdział II
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa Spółki.
§ 2
1. Całokształtem działalności Spółki kieruje Zarząd.
2. Do kompetencji Zarządu należą wszystkie sprawy, których Kodeks Handlowy oraz Umowa Spółki nie zastrzegają dla Zgromadzenia Wspólników i Rady Nadzorczej.
3. Działem Spółki może kierować Kierownik lub osoba zajmująca inne stanowisko upoważniona przez Prezesa Zarządu do kierowania Działem.
§ 3
1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa Spółki i obowiązujące w niej symbole wewnętrznych komórek organizacyjnych:
• Dział Finansowo – Księgowy – PK,
• Dział Techniczno – Administracyjny – PTAE,
• Dział Przygotowania i Realizacji Inwestycji – PTA,
• Sekretariat – PS,
• Kadry, Kancelaria Tajna – PKT,
• Radca Prawny – PR.
2. Szczegółową strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa Spółki przedstawia „Schemat Struktury Organizacyjnej Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Kielcach“, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.

Rozdział III
Podział zadań poszczególnych komórek organizacyjnych KTBS Sp. z o.o.
§ 4
I. Dział Finansowo – Księgowy wykonuje zadania w zakresie:
• prowadzenia ksiąg rachunkowych (dzienników, kont księgi głównej, kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów, zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych),
• zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają
z ksiąg rachunkowych,
• gromadzenia i przechowywania dokumentacji przewidzianej ustawą,
• egzekwowania należności od kontrahentów zewnętrznych oraz rozliczanie własnych pracowników z zadłużeń wobec Spółki,
• prowadzenia całości zagadnień dotyczących płac i ubezpieczeń społecznych,
• tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• prowadzenia Kasy Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prawidłowe zabezpieczenie wypłat,
• prowadzenia wszelkich rozrachunków bankowych,
• poddawania badaniu i ogłaszaniu sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą,
• przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników,
• realizacji umów, wniosków kredytowych i współpracy z pozostałymi działami w zakresie przygotowywania wniosków kredytowych,
• sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu,
• wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.
II. Dział Techniczno – Administracyjny wykonuje zadania w zakresie:
• prowadzenia na bieżąco „Książek Obiektów Budowlanych“ zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
• stałego nadzoru nad urządzeniami pomiarowymi w zasobach mieszkaniowych Spółki (dotyczy: wodomierzy zimnej i ciepłej wody, ciepłomierzy, administracyjnych liczników energii elektrycznej, urządzeń pomiarowych w stacjach redukcyjno-pomiarowych przy kotłowniach gazowych ),
• prowadzenia ewidencji wszystkich urządzeń pomiarowych,
• plombowania i zabezpieczenia urządzeń pomiarowych przed ingerencją osób trzecich,
• kontroli stanu ilościowego i technicznego urządzeń pomiarowych oraz szafek lub studzienek, w których się one znajdują,
• w przypadku awarii któregokolwiek z urządzeń, jego naprawa lub wymiana
(z uwzględnieniem aktualnych gwarancji),
• stałej kontroli i analizy wskazań urządzeń pomiarowych (w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do działania urządzenia, wyjaśnienie przyczyn takiego stanu rzeczy i ewentualna interwencja w celu poprawienia jego pracy),
• kontroli terminów legalizacji urządzeń pomiarowych, a w przypadku ich wygaśnięcia oddanie urządzenia do ponownej legalizacji lub wymiana,
• dokonywania raz w miesiącu odczytów liczników administracyjnych energii elektrycznej w budynkach, głównych wodomierzy w studzienkach wodomierzowych oraz liczników gazowych w stacjach redukcyjno-pomiarowych przy kotłowniach i porównywania wskazań ze stanem przedstawionym na fakturach od dostawców mediów,
• analizy zużycia mediów w poszczególnych obiektach (składanie Zarządowi raportów i wniosków wynikających z przeprowadzonych analiz),
• odczytywania raz na kwartał wskazań zużycia zimnej i ciepłej wody na indywidualnych wodomierzach i dokonywania na tej podstawie kwartalnych rozliczeń (rozliczenie zaliczek) dla każdego Najemcy,
• sporządzania raz na kwartał informacji dla Najemców o wysokości opłat miesięcznych za wynajem lokalu, uwzględniających kwartalne rozliczenia zużycia zimnej i ciepłej wody,
• przygotowywania comiesięcznych danych dla Działu Finansowo-Księgowego odnośnie wysokości opłat za media dla Najemców lokali użytkowych,
• końcowego rozliczenia kosztów ciepłej wody użytkowej oraz C.O. po zakończeniu okresu rozliczeniowego – zgodnie z postanowieniami „Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS,
• stałej analizy wysokości ustalonej stawki czynszowej za 1m2 powierzchni użytkowej w kontekście pokrycia kosztów spłaty kredytu oraz kosztów eksploatacji i remontów budynku i przygotowanie wniosków w tym zakresie dla Zarządu,
• składania propozycji i wniosków odnośnie wysokości stawek zaliczkowych za ciepłą i zimną wodę oraz C.O.,
• przygotowywania informacji do zawieranych umów odnośnie składników opłat za wynajem lokali mieszkalnych i użytkowych,
• składania propozycji zmian i wniosków do „Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS,
• przygotowywania danych wyjściowych do przetargów na najem lokali użytkowych oraz pozyskiwania najemców lokali użytkowych,
• administracji budynków:
a) prowadzenie dziennika zgłoszeń w siedzibie Spółki (awarie, uwagi), wpisywanie zleceń,
b) prowadzenie ewidencji meldunkowych dla celów Spółki,
c) przegląd budynków,
d) prowadzenie protokołów ewentualnych zniszczeń i konieczności zakupu,
e) zakup środków czystości dla administracji,
f) zakup materiałów dla potrzeb eksploatacji i administracji budynków i biura,
g) prowadzenie książki kontroli zakupów,
h) kontrola zużycia środków czystości,
i) kontrola służb obsługujących wywóz nieczystości,
j) kontrola służb obsługujących eksploatację i konserwację sieci instalacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych we wszystkich zasobach Spółki,
k) zgłaszanie stwierdzonych usterek do Wykonawcy budynków i egzekwowanie ich usunięcia w ramach gwarancji,
2. nadzoru nad pracą jednostek obsługujących zasoby Spółki w zakresie utrzymania budynków i ich otoczenia we właściwym stanie technicznym i użytkowym:
a) utrzymania porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych administrowanych przez Spółkę,- wykonywania robót konserwatorskich we wszystkich zasobach Spółki,
b) wykonywania zadań obrony cywilnej i p.poż. zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi,
c) prowadzenia archiwizacji dokumentów Spółki,
d) sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu,
2. wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu,

III. Dział Przygotowania i Realizacji Inwestycji wykonuje zadania w zakresie:

• prowadzenia całości spraw związanych z przygotowaniem procesu inwestycyjnego
w zakresie budownictwa mieszkaniowego, zgodnie z przepisami ustawy Prawo budowlane i aktów prawnych z nią związanych,
• przygotowania materiałów do przetargów organizowanych w ramach działalności Spółki,
• przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników w zakresie przygotowania i realizacji inwestycji,
• przygotowywania umów na prace projektowe i roboty budowlane,
• opracowywania planów inwestycyjnych,
• opracowywania analiz techniczno - ekonomicznych niezbędnych do ustalenia strategii działania Spółki,
• nadzorowania inwestycji zgodnie z przepisami ustawy Prawo budowlane,
• koordynacji prac pomiędzy wykonawcami inwestycji,
• opracowywania wniosków o uzyskanie kredytu ,
• współpracy z Głównym Księgowym odnośnie opracowywania dokumentów w ramach realizacji przyznanych kredytów,
• wykonywania czynności wynikających z postanowień art. 25 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane,
• kontrolowania rozliczeń budowy,
• wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

IV. . Sekretariat wykonuje swoje zadania w zakresie:
• prowadzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• przedkładania korespondencji Prezesowi do dekretacji i przekazywania zadekretowanych pism według właściwości,
• wysyłania całej korespondencji wychodzącej Spółki,
• obsługi centrali telefonicznej,
• zakupu znaczków pocztowych, prowadzenia ewidencji oraz rozliczania ich z Działem Finansowo – Księgowym,
• wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

V. Kadry, Kancelaria Tajna wykonuje zadania w zakresie:
• prowadzenia spraw organizacyjno – kadrowych,
• prowadzenia spraw z zakresu BHP,
• prowadzenia Kancelarii Tajnej,
• przygotowywania regulaminów, zarządzeń i instrukcji regulujących funkcjonowanie Spółki,
• obsługi interesantów zainteresowanych uzyskaniem mieszkania z zasobów Spółki,
• naboru i ewidencji kandydatów na najemców lokali mieszkalnych,
• obsługi biurowej Komisji Mieszkaniowej,
• sporządzania umów na partycypację w kosztach inwestycji,
• sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu,
• wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.
VI. Radca Prawny – wykonuje zadania w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2002r., nr 123, poz. 1059 z późn. zmianami), w tym w szczególności:
• udzielania organom Spółki opinii i porad prawnych oraz interpretacji w zakresie stosowania prawa,
• informowania organów Spółki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Spółki,
• uczestniczenia w prowadzonych przez Spółkę rokowaniach, którego celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązania stosunku prawnego,
• występowania w charakterze pełnomocnika Spółki w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz innymi organami orzekającymi,
• opracowywania projektów umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych,
• wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu,

Rozdział IV
Postanowienia końcowe
§ 5
1. Niniejszy Regulamin w zależności od potrzeb, dostosowany będzie do wymogów wynikających ze zmiany przepisów.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą.