Regulamin organizacyjny

Zatwierdzono
Uchwałą Nr 6/8 Rady Nadzorczej KTBS Sp. o.o.
z dnia 8.05.2007 roku


Regulamin organizacyjny
Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.

Na podstawie §, 9 ust. 9 oraz §, 15 ust. 6 Aktu Założycielskiego KTBS Spółka z o.o. sporządzonego przed Notariuszem Anną Błeszyńską, uchwala się Regulamin Organizacyjny.

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§, 1
Regulamin niniejszy określa strukturę organizacyjną oraz podział zadań na poszczególne Działy Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. zwanego dalej Spółką.

§, 2
Działalnością Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego kieruje Zarząd Spółki. Do kompetencji Zarządu należą wszystkie sprawy nie zastrzeżone dla Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej. Pracę Zarządu określa odrębny Regulamin.

Rozdział II
Działy w strukturze organizacyjnej Spółki.

§, 1
Ustala się następujące struktury organizacyjne KTBS i obowiązujące w nich symbole wewnętrznych komórek organizacyjnych.
Prezesowi Zarządu bezpośrednio podlegają następujące komórki organizacyjne:
1. Główny Specjalista ds. Budownictwa &ndash, PT-1
2. Specjalista ds. Budownictwa &ndash, PT-2
3. Specjalista ds. Zasobów Mieszkaniowych &ndash, PZM
4. Nadzór Inwestorski w okresie realizacji inwestycji &ndash, PN
5. Kierownik Zespołu Administracji i Eksploatacji Budynków i Biura &ndash, PAE
6. Główny Księgowy &ndash, Kierownik Działu Finansowo &ndash, Księgowego &ndash, PK
7. Sekretariat &ndash, PS
8. Specjalista ds. Kadr &ndash, PKT
9. Biuro Prawne &ndash, PR

§, 2
Szczegółową strukturę organizacyjną Spółki przedstawia &bdquo,Schemat Struktury Organizacyjnej Kieleckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Kielcach&ldquo,, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.

Rozdział III
Podział zadań poszczególnych struktur organizacyjnych według Schematu Struktury Organizacyjnej KTBS Sp. z o.o.

§, 1
Główny Specjalista ds. budownictwa oraz specjalista ds. budownictwa wykonują swoje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia całości spraw związanych z przygotowaniem procesu inwestycyjnego
w zakresie budownictwa mieszkaniowego, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego
i aktów prawnych z nim związanych.
2. Przygotowania materiałów do przetargów organizowanych w ramach działalności KTBS.
3. Przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników w zakresie przygotowania i realizacji inwestycji.
4. Przygotowywania umów na prace projektowe i roboty budowlane.
5. Opracowywania planów inwestycyjnych.
6. Opracowywania analiz techniczno - ekonomicznych niezbędnych do ustalenia strategii działania Towarzystwa.
7. Nadzorowania inwestycji zgodnie z Przepisami Prawa Budowlanego.
8. Koordynacji prac pomiędzy wykonawcami inwestycji.
9. Opracowywania wniosków o uzyskanie kredytu z Banku Gospodarstwa Krajowego.
10. Współpraca z Głównym Księgowym odnośnie opracowywania dokumentów w ramach realizacji przyznanych kredytów.
11. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
12. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 2
Specjalista ds. Zasobów Mieszkaniowych wraz z podległym mu Referentem
ds. administracji wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Stałego nadzoru nad urządzeniami pomiarowymi w zasobach mieszkaniowych KTBS (dotyczy: wodomierzy zimnej i ciepłej wody, ciepłomierzy, administracyjnych liczników energii elektrycznej, urządzeń pomiarowych w stacjach redukcyjno-pomiarowych przy kotłowniach gazowych), a w szczególności do:
- prowadzenia ewidencji wszystkich urządzeń pomiarowych,
- plombowania i zabezpieczenia przed ingerencją osób trzecich urządzeń pomiarowych,
- kontroli stanu ilościowego i technicznego urządzeń pomiarowych oraz szafek lub studzienek, w których się one znajdują,
- w przypadku awarii któregokolwiek z urządzeń jego naprawa lub wymiana
(z uwzględnieniem aktualnych gwarancji) &ndash, w tym zakresie współpraca z Działem PAE,
- stałej kontroli i analizy wskazań urządzeń pomiarowych (w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do działania urządzenia, wyjaśnienie przyczyn takiego stanu rzeczy
i ewentualna interwencja w celu poprawienia jego pracy),
- kontroli terminów legalizacji urządzeń pomiarowych, a w przypadku ich wygaśnięcia oddanie urządzenia do ponownej legalizacji lub wymiana,
- dokonywania raz w miesiącu odczytów liczników administracyjnych energii elektrycznej w budynkach, głównych wodomierzy w studzienkach wodomierzowych oraz liczników gazowych w stacjach redukcyjno-pomiarowych przy kotłowniach
i porównywania wskazań ze stanem przedstawionym na fakturach od dostawców mediów,
- analizy zużycia mediów w poszczególnych obiektach (składanie Zarządowi raportów
i wniosków wynikających z przeprowadzonych analiz).
2. Odczytywania raz na kwartał wskazań zużycia zimnej i ciepłej wody na indywidualnych wodomierzach i dokonywania na tej podstawie kwartalnych rozliczeń (rozliczenie zaliczek) dla każdego Najemcy.
3. Sporządzania raz na kwartał informacji dla Najemców o wysokości opłat miesięcznych za wynajem lokalu, uwzględniających kwartalne rozliczenia zużycia zimnej i ciepłej wody.
4. Przygotowywania comiesięcznych danych dla Działu Finansowo-Księgowego odnośnie wysokości opłat za media dla Najemców lokali użytkowych.
5. Końcowego rozliczenia kosztów ciepłej wody użytkowej oraz C.O. po zakończeniu okresu rozliczeniowego &ndash, zgodnie z postanowieniami &bdquo,Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS&rdquo,. Wybór firmy rozliczeniowej
i współpraca w zakresie rozliczeń.
6. Stałej analizy wysokości ustalonej stawki czynszowej za 1m2 powierzchni użytkowej
w kontekście pokrycia kosztów spłaty kredytu oraz kosztów eksploatacji i remontów budynku i przygotowanie wniosków w tym zakresie dla Zarządu.
7. Składania propozycji i wniosków odnośnie wysokości stawek zaliczkowych za ciepłą
i zimną wodę oraz C.O.
8. Przygotowywania informacji do zawieranych umów odnośnie składników opłat za wynajem lokali mieszkalnych i użytkowych.
9. Opracowywania projektów umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych.
10. Składania propozycji zmian i wniosków do &bdquo,Regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej dostarczanej na potrzeby centralnego ogrzewania i ciepłej wody w lokalach mieszkalnych i użytkowych należących do KTBS&rdquo, .
11. Przygotowywania danych wyjściowych do przetargów na najem lokali użytkowych oraz pozyskiwania najemców lokali użytkowych.
12. Współpraca z Kierownikiem Działu Technicznego i Kierownikiem Zespołu Administracji
i Eksploatacji Budynków i Biura w zakresie realizowanych zadań.
13. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 3
Nadzór Inwestorski wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Wykonywania czynności wynikajacych z postanowień art. 25 Ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane.
2. Kontrolowania rozliczeń budowy.
3. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 4
Kierownik Zespołu Administracji i Eksploatacji Budynków i Biura wraz
z podległym mu zespołem wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Administracji budynków, a w szczególności:
- prowadzenie dziennika zgłoszeń w siedzibie KTBS (awarie, uwagi), wpisywanie zleceń,
- prowadzenie ewidencji meldunkowych dla celów KTBS,
- prowadzenie Książki Obiektu,
- przegląd budynków,
- prowadzenie protokołów ewentualnych zniszczeń i konieczności zakupu,
- zakup środków czystości dla administracji,
- zakup materiałów dla potrzeb eksploatacji i administracji budynków i biura,
- prowadzenie książki kontroli zakupów,
- kontrola zużycia środków czystości,
- kontrola służb obsługujących wywóz nieczystości,
- kontrola służb obsługujących eksploatację i konserwację sieci instalacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych we wszystkich zasobach KTBS,
- zgłaszanie stwierdzonych usterek do Wykonawcy budynków i egzekwowanie ich usunięcia w ramach gwarancji.
2. Nadzoru nad pracą jednostek obsługujących zasoby KTBS w zakresie utrzymania budynków i ich otoczenia we właściwym stanie technicznym i użytkowym.
3. Utrzymania porządku i czystości w zasobach mieszkaniowych administrowanych przez KTBS.
4. Wykonywania robót konserwatorskich we wszystkich zasobach KTBS.
5. Wykonywania zadań obrony cywilnej i p.poż. zgodnie z obowiązującymi przepisami
i wytycznymi.
6. Prowadzenia archiwizacji dokumentów Spółki.
7. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
8. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 5
Główny Księgowy &ndash, Kierownik Działu Finansowo &ndash, Księgowego wraz z podległym mu zespołem wykonuje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia ksiąg rachunkowych (dzienników, kont księgi głównej, kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów, zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych).
2. Zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
3. Okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
4. Wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
5. Sporządzania sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają
z ksiąg rachunkowych.
6. Gromadzenia i przechowywania dokumentacji przewidzianych ustawą.
7. Egzekwowania należności od kontrahentów zewnętrznych oraz rozliczanie własnych pracowników z zadłużeń wobec Spółki.
8. Prowadzenia całości zagadnień dotyczących płac i ubezpieczeń społecznych.
9. Tworzenia zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
10. Prowadzenia Kasy Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prawidłowe zabezpieczenie wypłat.
11. Prowadzenia wszelkich rozrachunków bankowych.
12. Poddawania badaniu i ogłaszania sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą.
13. Przygotowywania informacji dla Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników.
14. Realizacja umów wniosków kredytowych i współpraca z Kierownikiem Działu Technicznego w zakresie przygotowywania wniosków kredytowych.
15. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
16. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 6
Sekretariat wykonuje swoje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
2. Przedkładania korespondencji Prezesowi do dekretacji i przekazywania zadekretowanych pism według właściwości.
3. Wysyłania całej korespondencji wychodzącej Spółki.
4. Obsługi centrali telefonicznej.
5. Zakupu znaczków pocztowych, prowadzenia ewidencji oraz rozliczania ich
z Działem Księgowości.
6. Obsługi biurowej Zgromadzenia Wspólników, Rady Nadzorczej, Zarządu.
7. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.


§, 7
Specjalista ds. Kadr wykonuje zadania w zakresie:
1. Prowadzenia spraw organizacyjno &ndash, kadrowych.
2. Prowadzenia spraw z zakresu BHP.
3. Prowadzenia Kancelarii Tajnej.
4. Przygotowywania regulaminów, zarządzeń i instrukcji regulujących funkcjonowanie Spółki.
5. Obsługi interesantów zainteresowanych uzyskaniem mieszkania z zasobów KTBS.
6. Naboru i ewidencji kandydatów do KTBS.
7. Obsługi biurowej Komisji Mieszkaniowej.
8. Sporządzania umów na partycypację w kosztach inwestycji.
9. Sporządzania obowiązującej sprawozdawczości w zakresie działalności Działu.
10. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

§, 8
Biuro Prawne &ndash, (obsługa zlecona Zespołowi Radców Prawnych) wykonuje zadania
w zakresie:
1. Udzielania organom Spółki opinii i porad prawnych oraz interpretacji w zakresie stosowania prawa.
2. Informowania organów Spółki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Spółki.
3. Uczestniczenia w prowadzonych przez Spółkę rokowaniach, którego celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązania stosunku prawnego.
4. Występowania w charakterze pełnomocnika Spółki w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz innymi organami orzekającymi.
5. Wykonywania czynności pokrewnych oraz poleceń Prezesa Zarządu.

Rozdział IV
Postanowienia końcowe
§, 1
Niniejszy Regulamin w zależności od potrzeb, dostosowany będzie do wymogów wynikających ze zmian przepisów.

§, 2
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą.